Uno de los aspectos más importantes que toda empresa debe vigilar al controlar sus finanzas corresponde a los gastos, su correcta administración será determinante para caracterizar un negocio como exitoso o no.
Los gastos son las erogaciones monetarias que resultan o son generadas por las operación de cualquier empresa, no sólo incluyen las actividades normales del negocio, también forman parte de ellos las contingencias, imprevistos o situaciones inevitables que no pueden dejar de ser atendidas.
Es por ello tan importante que las empresas lleven un adecuado control de todos los gastos en los que incurren, con ello, además de equilibrar sus finanzas, también es posible anticiparse a las contingencias y preparar reservas para atender las emergencias potenciales.
La forma más adecuada que tiene una organización para controlar las salidas o erogaciones de dinero es a través de su periódica revisión, esto se logra a través del balance de gastos e ingresos, o de ingresos y gastos como también se le conoce.
¿Qué es un balance de gastos e ingresos?
El balance de ingresos y gastos muestra el saldo monetario disponible, luego de disminuir las salidas de dinero de los fondos que dispone una empresa, para ser garante de la precisión del cálculo es muy importante registrar correcta y cuidadosamente cada una de las cuentas de gastos y de ingresos.
La utilidad de este documento o informe contable se hace manifiesta con solo leerlo ya que, de inmediato muestra la situación económica de la empresa, por lo que también mide su estado en general.
Su formulación es periódica y flexible, su mayor utilidad se revela al elaborarlo y evaluarlo mensualmente, sin embargo, muchas entidades suelen consolidarlo trimestral, semestral y anualmente.
¿Qué debe contener un Balance de Gastos?
El contenido básico de un balance de gastos mensual es:
- Todas las entradas o ingresos que ha devengado la empresa durante el mes, como por ejemplo: préstamos, ventas o créditos
- Todas las salidas o egresos de dinero, tanto fijos como variables, que ha derogado la empresa durante el mes, como por ejemplo: pago de alquileres, luz, nómina de pago para el personal, materiales, también se deben incluir los gastos imprevistos
- Tanto las entradas como las salidas monetarias deben registrar un apartado para los “Extras”
Información Reflejada en el Balance de Gastos
El balance de gastos indica:
- Períodos de mayor o menor cantidad de gastos e ingresos
- Disminución en las ventas
- Contingencias atendidas
- Aumento de los gastos de carácter variable
- Puede crear alarmas y prevenir posibles ejercicios con pérdidas, esto es una ventaja ya que permite tomar previsiones, detectar desviaciones y corregirlas mediante reestructuraciones y estrategias para recuperar la empresa